Informationsmanagement & DokumentenmanagementAus verstreuten Dokumenten werden steuerbare Informationsprozesse
KCI unterstützt Unternehmen dabei, analoge und digitale Informationen in eine nutzbare, sichere und prozessfähige Struktur zu bringen. Dokumente werden nicht isoliert betrachtet, sondern als Teil realer Geschäftsabläufe: erfassen, klassifizieren, anreichern, freigeben, archivieren und an die richtigen Systeme übergeben.
Ausgangssituation Wenn Informationen zum Problem werden
Unstrukturierte Daten, wachsende Dokumentenmengen und getrennte Ablagen führen häufig zu Informationschaos. Mitarbeitende suchen nach der aktuellen Version, geben Daten manuell ein oder stimmen Vorgänge über E-Mail und Excel ab. Gleichzeitig müssen Zugriffe, Aufbewahrung, Löschfristen, GoBD, DSGVO und Audit-Anforderungen eingehalten werden. Ohne klares Informationsmanagement steigen Aufwand, Fehler und Prozesskosten.
Dokumente und Workflows im richtigen Kontext Effiziente Prozesse durch strukturiertes Informationsmanagement
Nach der Umsetzung stehen Dokumente und Daten dort bereit, wo sie im Prozess gebraucht werden: strukturiert, durchsuchbar, nachvollziehbar und systemübergreifend nutzbar. Standardisierte und individuelle Workflows führen Vorgänge sicher durch Prüfung, Freigabe und Archivierung. Das reduziert Suchzeiten, manuelle Arbeit und Medienbrüche – und erhöht Transparenz, Compliance und Akzeptanz.
Für wen ist es geeignet? Für Unternehmen mit Integrations- und Workflow-Anforderungen
Für Unternehmen, die Rechnungen, Verträge, Fuhrparkunterlagen, Kundenakten, Servicevorgänge oder andere dokumentenintensive Prozesse digitalisieren und in bestehende ERP-, CRM-, DMS- oder Microsoft-365-Landschaften integrieren möchten.
Dokumente, Daten und Prozesse intelligent verknüpfen
KCI analysiert dokumentenbasierte Prozesse, strukturiert Informationen aus Papier, E-Mails, digitalen Dateien und Fachanwendungen und baut daraus ein tragfähiges Informationsmanagement. Dazu gehören digitale Ablagen, Workflows, Berechtigungs- und Compliance-Konzepte, KI-/OCR-gestützte Erkennung, Datenanreicherung sowie die Integration in Folgesysteme. Je nach Bedarf nutzt KCI standardisierte Lösungen oder entwickelt kundenspezifische Masken, Clients und Front-Ends.
Papierdokumente, E-Mails, PDFs und Fachsystemdaten werden in verwertbare Informationen überführt. Sauber strukturiert, durchsuchbar und bereit für digitale Workflows.
Inhalte wie Rechnungsdaten, Kundennummern, Vertragsdaten oder Bestellbezüge werden automatisch ausgelesen, geprüft und für die Weiterverarbeitung vorbereitet.
Dokumente werden in digitalen Akten, Ordnerstrukturen oder Archivsystemen abgelegt. Mit klaren Zugriffsrechten, Versionierung und revisionssicherer Nachvollziehbarkeit.
Prüfungen, Freigaben, Wiedervorlagen und Eskalationen laufen über definierte Workflows statt über E-Mail-Ketten, Papierumlauf oder manuelle Abstimmungen.
Erkannte Daten werden mit Stammdaten, Bestellungen, Kostenstellen oder historischen Vorgängen abgeglichen, damit Vorgänge fachlich vollständig und plausibel weiterlaufen.
Informationen werden strukturiert an ERP-, CRM-, DMS-, Data-Warehouse- oder Microsoft-365-Systeme übergeben. Ohne doppelte Pflege in mehreren Anwendungen.
Je nach Prozess setzt KCI passende Plattformen wie Canon Therefore™, ROSSUM ai, PAIOS oder ergänzende Systeme ein. Abgestimmt auf Kundensituation und bestehende IT-Landschaft.
Mitarbeitende erhalten rollenbasierte Eingabemasken und Front-Ends, die nur die relevanten Informationen zeigen. Für weniger Suchaufwand und höhere Akzeptanz im Alltag.
Inklusivleistungen
- Aufnahme und Analyse der bestehenden Informations- und Dokumentenprozesse
- Zielbild für Ablage, Workflow, Berechtigungen und Systemintegration
- Konzeption der Dokumentenklassen, Metadaten und Suchstrukturen
- Umsetzung von Standard- oder Individualworkflows
- Einrichtung von Erkennung, Klassifizierung und Übergabe an Folgesysteme
- Tests mit realen Dokumenten und Prozessfällen
- Schulung, Dokumentation und Übergabe an Fachbereiche und IT
- Erweiterung um Rechnungs-, Vertrags- oder Fuhrparkmanagement
- Individuelle Kundenportale oder Prozess-Front-Ends
- Automatisierte Fristen-, Eskalations- und Aufgabensteuerung
- Integration zusätzlicher Fachanwendungen oder Data-Warehouse-Strukturen
- Laufende Optimierung, Reporting und Support nach Einführung
Unsere Leistungenim Überblick
Standard
Wir wählen mit Ihnen eine etablierte Cloud-Software aus, die Ihren Prozess bereits gut abdeckt. Sie nutzen geprüfte Funktionen, profitieren von kontinuierlichen Updates und müssen sich um Betrieb und Sicherheit nicht selbst kümmern.
- Innerhalb weniger Wochen einsatzbereit
- Planbare, monatliche Kosten pro Nutzer
- Updates & Sicherheit erledigt der Hersteller
Für wen geeignet
KMU mit Standardprozessen, die schnell digitalisieren wollen ohne großes IT-Budget oder langwierige Projekte
Was wir konkret tun
- Einrichtung und Konfiguration vorgefertigter Module
- Anbindung an bestehende Systeme (z.B. E-Mail, CRM)
- Einweisung und Übergabe
Standard + Individualisierung
Sie behalten die Vorteile einer etablierten Cloud-Plattform — wir bauen die Lücken, die Ihren Prozess wirklich besonders machen. Das kann ein eigener Client, ein zugeschnittenes Portal oder ein gezielter Service zwischen Ihren Systemen sein.
- Standard dort, wo er Sinn macht — individuell, wo es zählt
- Klare Abgrenzung: Updates der Basis bleiben unangetastet
- Wachstumsfähig: weitere Bausteine ergänzbar
Für wen geeignet
Unternehmen mit teils spezifischen Abläufen, die eine schnelle Umsetzung wünschen, aber auf Passgenauigkeit verzichten wollen.
Was wir konkret tun
- Alles aus Standard Prozessanalyse und Anforderungsworkshop
- Anpassung von Feldern, Regeln und Workflows
- Integration weiterer Systeme
- Schulung und begleitetes Roll-out
Individual
Wenn Ihr Prozess Ihr Wettbewerbsvorteil ist, hat er Standardsoftware längst hinter sich gelassen. Wir entwickeln eine eigene Cloud-Anwendung — modern, sicher, wartbar — und betreiben sie verlässlich im Microsoft-Rechenzentrum.
- 100 % auf Ihren Prozess zugeschnitten
- Höchste Hebelwirkung bei Effizienz und Differenzierung
- Sie bleiben Inhaber der Lösung — keine Lizenz-Abhängigkeit
Für wen geeignet
Unternehmen mit komplexen, einzigartigen Prozessen oder strategischen Anforderungen, für die keine Standardlösung passt.
Was wir konkret tun
- Tiefgehende Prozessanalyse und Konzeption
- Individuelle Entwicklung
- Komplexe Systemintegrationen und Schnittstellen
- Iterative Entwicklung mit Feedbackschleifen
- Laufende Betreuung, Wartung und Weiterentwicklung
Unser Wegzum gemeinsamen Erfolg
SCHRITT 1
Erstgespräch und Zielklärung
SCHRITT 2
Prozessaufnahme mit Fachbereich und IT
SCHRITT 3
Zielarchitektur für Ablage, Workflow und Integration definieren
SCHRITT 4
Prototyp oder Pilot mit realen Dokumenten umsetzen
SCHRITT 5
Rollout, Schulung und Übergabe durchführen
SCHRITT 6
Betrieb, Support und kontinuierliche Optimierung begleiten
Wir sind für Sie da
Ihre Vorteile in der Arbeit
mit der KCI
KCI denkt Informationsmanagement aus Sicht der Nutzer und Prozesse. Die Stärke liegt in der Verbindung aus operativem Prozessverständnis, Digitalisierungskompetenz und Integrationsfähigkeit. Dadurch entstehen Lösungen, die nicht nur Dokumente speichern, sondern Arbeit vereinfachen: klare Zuständigkeiten, bessere Transparenz, weniger manuelle Eingaben und höhere Akzeptanz bei Mitarbeitenden.
Erfolgreich umgesetzt: Implementierung bei S+D Metals
Lassen Sie uns gemeinsam die passende Lösung
für Ihre Prozesse finden!
VERTRIEBSLEITER Jan Braun
Tel.: +49 40 23 85 45 – 0
