Man mag sich wundern, warum wir als IT-Systemhaus über Rechnungen sprechen. Doch digitale Abläufe überschneiden sich direkt mit einem unserer Kernbereiche – der IT-Infrastruktur. Die Einführung der e-Rechnung ist eng mit Themen wie Dokumentenmanagement und der sicheren Speicherung von Daten in der Cloud verbunden. Als Experten für IT-Infrastruktur unterstützen wir Unternehmen dabei, digitale Prozesse effizient und sicher zu gestalten.
Was ist eine e-Rechnung?
Eine e-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die sämtliche Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie ZUGFeRD oder X-Rechnung enthält. Anders als ein PDF, das bisher häufig als “elektronische Rechnung” galt, erfüllt eine e-Rechnung nur dann die Anforderungen, wenn sie vollautomatisiert verarbeitet werden kann.
Wichtig: X-Rechnungen sind für Menschen nicht direkt lesbar, da sie ausschließlich als XML-Dateien vorliegen. Die Verarbeitung erfordert spezielle Software, die die Daten ausliest und weiterverarbeitet.
Kleine Unternehmen, die bisher Rechnungen mit Word, Excel oder nicht kompatibler Branchensoftware erstellen, stehen vor einer Herausforderung. Es ist essenziell, frühzeitig auf Systeme umzusteigen, die ZUGFeRD oder X-Rechnung unterstützen. Außerdem muss der Datenexport reibungslos mit Steuerberatern und DATEV funktionieren. Cloudbasierte ERP-Systeme oder Drittanbieterlösungen bieten hierfür oft eine optimale Lösung.
Fristen: Was ändert sich ab dem 1. Januar 2025?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland e-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Auch die Verpflichtung zur Ausstellung von e-Rechnungen beginnt ab diesem Datum, jedoch mit Übergangsfristen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro.
Zusammenfassung:
e-Rechnungen empfangen: Alle Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 in der Lage sein, e-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
e-Rechnungen ausstellen und versenden:
- Für Unternehmen mit über 800.000 € Umsatz ab dem 01.01.2027 verpflichtend.
- Für Unternehmen mit bis zu 800.000 € Umsatz ab dem 01.01.2028 verpflichtend.
Rechtskonforme Archivierung
Die Einführung der e-Rechnung macht eine digitale, revisionssichere Archivierung unverzichtbar. Bisher gängige Verfahren, wie das Ausdrucken und physische Aufbewahren von Rechnungen, genügen nicht mehr. Unternehmen müssen sicherstellen, dass e-Rechnungen sicher gespeichert, nachvollziehbar dokumentiert und jederzeit abrufbar sind, um gesetzliche Vorgaben wie die GoBD zu erfüllen.
Vorteile der e-Rechnung
Neben der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen bringt die e-Rechnung folgende Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse beschleunigen den Zahlungszyklus und reduzieren manuelle Arbeit.
- Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch durch digitale Abwicklung.
- Rechtssicherheit: Standardisierte Formate wie ZUGFeRD und X-Rechnung gewährleisten eine gesetzeskonforme Rechnungsstellung.
Integration in ERP- und Finanzsysteme
Ein zentraler Aspekt der e-Rechnung ist ihre Integration in bestehende Systeme. Die Vorteile:
- Automatisierung: Von der Erstellung bis zur Archivierung wird der gesamte Prozess effizienter.
- Kompatibilität: Moderne Schnittstellenlösungen sorgen für reibungslose Übergänge zu Finanzsoftware wie DATEV.
- Zentrale Steuerung: Cloudbasierte Lösungen ermöglichen eine nahtlose Verarbeitung und Speicherung der Rechnungsdaten.
Wichtige Aspekte für die IT-Infrastruktur
Die Einführung der e-Rechnung erfordert spezielle Anpassungen der IT-Infrastruktur:
- Sichere Datenübertragung: Cyberangriffe müssen verhindert werden, um sensible Rechnungsdaten zu schützen.
- Compliance und Dokumentenmanagement: Eine DSGVO-konforme Speicherung und automatische Archivierung sind Pflicht.
- Cloud-Lösungen: Diese erleichtern den Zugriff auf Rechnungsdaten und fördern die Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Partnern.
citadelle systems AG – Ihr Ansprechpartner für die e-Rechnung
Die Umstellung auf die e-Rechnung wirft viele Fragen auf – von den technischen Anforderungen bis zur praktischen Umsetzung. Wir unterstützen Sie in allen Phasen:
- Beratung: Wir finden die richtige Lösung für Ihre Anforderungen.
- Implementierung: Unsere Experten integrieren e-Rechnungslösungen nahtlos in Ihre Systeme.
- Schulung und Support: Wir schulen Ihre Mitarbeiter und stehen bei Fragen zur Verfügung.
Kontaktieren Sie uns, um Ihre Prozesse zukunftssicher zu gestalten und von den Vorteilen der e-Rechnung zu profitieren! Unser Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung.
