Managed Print Service
Scannen, OCR, Klassifizierung, Workflows, Canon Output-Systeme, Follow-Me Printing, Reporting und Systemintegration.
KCI gestaltet den gesamten Informationsfluss rund um Dokumente: Informationen werden unabhängig vom Medium erfasst, erkannt, klassifiziert, in Prozesse überführt und anschließend sicher bereitgestellt – digital oder physisch. So entsteht ein kontrollierbares Zusammenspiel aus Input, Prozess und Output.
Ausgangssituation Historisch gewachsene Dokumentenprozesse als Effizienzbremse
Dokumente erreichen Unternehmen über viele Kanäle: Papierpost, E-Mail, Portale, Formulare, MFPs, Scanner und Fachanwendungen. Werden diese Eingänge manuell sortiert, weitergeleitet oder abgetippt, entstehen Fehler, Verzögerungen und fehlende Transparenz. Gleichzeitig sind Ausgabeprozesse oft historisch gewachsen: Druckkosten, Berechtigungen, Freigaben und digitale Verteilung lassen sich nur schwer steuern.
Ein Prozess für alle Dokumente Informationen automatisch erfassen und kontrolliert bereitstellen
Ein integriertes Input-/Output-Management führt alle Medien, Systeme und Mitarbeitenden zusammen. Eingehende Informationen werden automatisch erkannt, strukturiert und an den richtigen Prozess übergeben. Ausgehende Dokumente werden kontrolliert gedruckt oder digital verteilt. Das schafft schnellere Bearbeitung, sichere Nachvollziehbarkeit, geringere Prozesskosten und mehr Transparenz über Ein- und Ausgabekanäle.
Für wen ist es geeignet? Für Organisationen mit komplexen Dokumentenprozessen
Für Organisationen mit hohem Dokumentenaufkommen, dezentralen Druck- und Scanumgebungen, manuellen Posteingangsprozessen oder Anforderungen an sichere Dokumentenausgabe, Kostenkontrolle, Reporting und digitale Verteilung.
Dokumentenmanagement über den gesamten Prozess hinweg
KCI plant und realisiert Input- und Output-Management als durchgängige Informationskette. Im Input werden Papier- und digitale Dokumente erfasst, per OCR/KI erkannt, klassifiziert und in Systeme oder Workflows übergeben. Im Output werden Dokumente sicher und nachvollziehbar bereitgestellt – über Canon-Druck- und Multifunktionssysteme, Follow-Me Printing, Authentifizierung, digitale Ausgabekanäle, Monitoring und Reporting. Beides wird in bestehende Prozesse und Systemlandschaften integriert.
Bereitstellung passender Canon-Scanner und Multifunktionssysteme für Posteingang, Fachabteilungen und zentrale Scanprozesse - inklusive Geräteauswahl, Einrichtung und Anbindung an digitale Workflows.
Eingangsdokumente aus Papier, E-Mail, PDFs, Formularen oder Portalen werden zentral übernommen und für die weitere Bearbeitung vorbereitet – unabhängig davon, über welchen Kanal sie eintreffen.
Dokumente werden per OCR und KI analysiert, automatisch erkannt, getrennt und dem passenden Vorgang zugeordnet - etwa Rechnung, Vertrag, Bestellung oder Kundenakte.
Informationen werden passend zum Prozess als PDF, E-Mail, Portalbereitstellung oder Workflow-Ausgabe verteilt – intern, extern und nachvollziehbar dokumentiert.
Die erfassten Daten werden strukturiert an Systeme wie Therefore™, PAIOS, ERP, DMS, CRM oder Microsoft 365 übergeben – ohne doppelte Erfassung und ohne Medienbruch.
Dokumente werden regelbasiert gedruckt, digital verteilt oder in Workflows bereitgestellt – mit Canon-Systemen, uniFLOW und Managed-Print-Strukturen für kontrollierte Ausgabeprozesse.
Ausdrucke werden erst nach Authentifizierung am Gerät freigegeben. Benutzerrechte, Rollen und Freigaben sorgen dafür, dass sensible Dokumente nur bei berechtigten Personen landen.
Druck-, Scan- und Ausgabeprozesse werden transparent auswertbar: Nutzung, Kostenstellen, Volumen und Auffälligkeiten lassen sich überwachen und gezielt optimieren.
Evaluierung / Vorgehensweise
- Analyse der bestehenden Eingangs-, Scan-, Druck- und Ausgabeprozesse
- Zielkonzept für Input, Verarbeitung, Output und Systemübergaben
- Auswahl und Einbindung geeigneter Scanner, MFPs, Capture- und Output-Lösungen
- Einrichtung von Erkennung, Klassifizierung und Weiterleitung
- Konfiguration von Freigaben, Authentifizierung, Druckregeln und Reporting
- Tests mit realen Dokumenten- und Ausgabeszenarien
- Schulung, Dokumentation und Übergabe an Fachbereiche und IT
Umsetzung
- Managed Print Services inklusive Verbrauchsmaterialien und Serviceprozessen
- Erweiterte Kostenstellen- und Reporting-Modelle
- Digitale Poststelle oder zentrale Scanprozesse
- Integration zusätzlicher Fachverfahren, Portale oder Workflows
- Laufende Optimierung von Druck-, Scan- und Dokumentenprozessen
Unser Wegzum gemeinsamen Erfolg
Wir sind für Sie da
Ihre Vorteile in der Arbeit
mit der KCI
KCI verbindet die Erfahrung aus Druck, Scan und papierbasierten Abläufen mit moderner Prozessautomatisierung. Als Canon Gold Partner und Integrationsspezialist kann KCI technische Komponenten, Dokumentenerkennung, Workflows und Ausgabeprozesse zu einer Lösung zusammenführen, die im Alltag nutzbar bleibt und vorhandene Systeme sinnvoll erweitert.
Erfolgreich umgesetzt: Implementierung bei S+D Metals
Lassen Sie uns gemeinsam die passende Lösung
für Ihre Prozesse finden!
VERTRIEBSLEITER Jan Braun
Tel.: +49 40 23 85 45 – 0
